Allgemeiner Prozess fuer Roadmap

[Daniel Baumann]

Hallo zusammen

Im Folgenden beischreiben wir den allgemeinen Prozess um mit euch
zusammen jeweils die Roadmap fuer ein Jahr fuer das Linux Team zu
erarbeiten.

Vorbemerkung zu den genannten Terminen:

  * Wir moechten unsere Roadmap jeweils auf das Studienjahr
    ausrichten, einerseits weil das dem Studienbetrieb enspricht und
    andererseits sind unsere MAG/FEG-Zyklen ab Sommer 2019 ebenfalls
    darauf ausgerichtet worden.

  * Die Termine unten sind als Vorschlag zu verstehen, wir wissen dass
    Ende Fruehlingssemester nicht ein optimaler Punkt ist
    (Pruefungssession, Ferien, etc.) und werden die definitiven
    Termine ab 2020 in einem spaeter Zeitpunkt mit euch zusammen
    festlegen. Fuer die Roadmap 2019 spielen diese noch keine Rolle
    (siehe naechstes Mail spezifisch zur Roadmap 2019; hier gehts um
    den allgemeinen Prozess).

So.. nun zum Prozess..


1. Teil: Workshop mit jedem Departement
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  * ca. Mai: als Vorbereitung auf den Workshop werden wir alle
    Stakeholder (User, AKO, etc.) per E-Mail anschreiben und auf die
    bisher uns bekannte Liste aller Anforderungen des jeweiligen
    Departementes hinweisen.

  * ca. Juni: es findet ein 2h Workshop zusammen mit allen
    Stakeholdern mit den folgenen Zielen statt:

      1. Team Linux stellt die aktuell erbrachten Dienstleistungen/
         Service-Angebote vor.

      2. alle aktuell bekannten Anforderungen sind erfasst, egal wie
         wichtig, unwichtig oder realistisch.

      3. alle Anforderungen sind priorisiert (strikt seriell, d.h. es
         gibt nur genau eine Prio 1 Anforderung, genau eine Prio 2
         Anforderung, etc.)

      4. die Stakeholder bestimmen drei Vertreter, die gegenueber uns
         in der Form von Delegierten agieren:

         - sie vertreten die Stakeholder des Departements und
           entscheiden im spaeteren Verlauf authoritativ, welche
           Anforderungen fuer ihr Departement ausgewaehlt und dadurch
           von uns umgesetzt werden.

         - sie sind darum bemueht, dass alle notwendigen Stakeholder
           ihres Departements auf der jeweiligen Mailingliste
           eingeschrieben sind (wir helfen dabei, mehr dazu spaeter).


2. Teil: Team Linux-interner Workshop
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  * ca. im Juli, nachdem fuer alle Departement jeweils alle
    Anforderungen erfasst wurden, halten wir einen Linux Team-internen
    Workshop ab mit den folgenden Zielen:

      1. Abklaerung von gegebenfalls noch offenen Punkten bei
         Anforderungen.

      2. Aufwandsschaetzung aller Anforderungen auf 1 bis n Wochen
         genau.

      3. Brechnung der von uns zur Verfuegung stehender
         Arbeitsleistung in Wochen fuer das naechste Jahr (d.h.
         Beschaeftigungsgrad minus Fixaufwand fuer Infrastruktur und
         allgemeiner 10-20% Reserve fuer unvorhergesehenes/kleine
         Aufgaben).


3. Teil: Workshop mit allen Departementsvertretern
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Nachdem alle Anforderungen geprueft und geschaetz sind, laden wir alle
zuvor von den Departementen bestimmten Vertreter zu einem Workshop bei
uns ein.

Jedes 3er Team aus einem Departement erhaelt von uns Spielgeld (Noten
zu "1 Woche Aufwand") unter Beruecksichtigung der Departementsgroesse
und der Anzahl Linux User.

Damit koennen die Departements-Teams die Umsetzung von Anforderungen
bei uns "einkaufen":

  * Wer viel "Geld" hat, kriegt viel :)

  * Wer wenig "Geld" hat, muss sich auf weniger einstellen und/oder
    mit den anderen Departements-Teams zusammenarbeiten.

  * Bei "Restbudget" muss mit den anderen Departements-Teams zusammen-
    gearbeitet werden, ansonsten verfaellt das "Geld" resp. der
    Anspruch.

Den Departements-Teams hilft bei der Entscheidfindung, dass die
Anforderungen zuvor am Departements-Workshop priorisiert wurde. Wenn
sie diese beachten, koennen sie bei Kompromissen im Sinne der
Departemente entscheiden.

Schlussendlich ist dann alles "Geld" verteilt und alle wissen genau,
*welche* Anforderungen umgesetzt werden.


4. Teil: Team Linux-interner Workshop
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Da jetzt alle zu erfuellenden Anforderungen bestimmt sind, werden wir
diese Team-intern nach betrieblichen Gegebenheiten/Abhaengigkeiten und
unter Beruecksichtigung von Semesterbeginn und -ende auf das folgende
Studienjahr im Kalender einpassen.

Damit wissen dann alle, *wann* die ausgewaehlten Anforderungen
umgesetzt werden.

Somit ist die Roadmap fuer alle verbindlich:

  * wir setzen die Anforderungen gemaess Roadmap puenktlich um.

  * die Departemente koennen auf die laufende Roadmap keine weiteren
    Anforderungen oder Arbeiten verlangen, die die Umsetzung der
    bestehenden Anforderungen auf der Roadmap gefaehrden koennte.


5. Regelmaessiges Treffen mit Departements-Teams
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Pro Quartal werden wir mindestens einmal zu einem Meeting einladen wo
wir den aktuellen Stand vorfuehren/demonstrieren.

Gruesse,
Daniel

-- 
Berner Fachhochschule / Bern University of Applied Sciences
Services / IT-Services
Daniel Baumann
Teamleiter Linux Services
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